Hallo, wie in der Überschrift beschrieben erhalte ich immer mehr Rechnungen meiner "Handelspartner" als Anhang einer E-Mail an meine Adresse die ich auch für die normale Kommunikation verwende. Das kann, besonders wenn ich nur gelegentlich am PC sitze, unübersichtlich werden. Zwischendurch mache ich alles mit dem Smartphone.
Solange ich einen PC mit XP hatte, habe ich Outlook Express verwendet. Die Posteingangsregeln konnte man mit ein wenig Übung wunderbar konfigurieren und alles war automatisch und übersichtlich in seinem Ordner. Mit Thunderbird und nach der Umstellung von pop3 auf imap fremdel ich nach Jahren immer noch.
Wie habt ihr das organisiert? Ein anderes Mail Programm, einen eigenen Imap Ordner oder eine separate Mail Adresse an die Rechnungen manuel verschoben werden? Oder eine ganz andere Lösung? Bin dankbar für Anregungen.

Du hast eigentlich zwei Möglichkeiten:

1. Alle Mails sortieren:
Wir haben das bis vor ein paar Jahren gemacht, das funktioniert ganz gut. Dafür musst du dir einen separaten Mail Ordner anlegen in dem du eben alle eingehenden Mails sortierst. Bei sehr vielen Mails wird das aber dann auch oft unübersichtlich.

2. Separate Mail Adresse:
Mittlerweile haben wir eine separate Mail Adresse. Die wird auch sonst nicht verwendet. Das funktioniert eigentlich am besten. Manche "Handelspartner" nutzen die dann für ihre Newsletter, solche blockiere ich dann sehr gerne. Das Ergebnis ist, dass Rechnungen nicht mehr ankommen. Auf die Frage wo die Einwilligung zu irgendwelchen Newslettern wäre kommt meist nichts mehr. Da bin ich wirklich rigoros, ich habe keine Lust mir auch noch diesen Mailaccount vollspammen zu lassen.

Wenn die Rechnungen per mail kommen, werden sie in den Ordner z.B Amazon-Ebay-Paypal verteilt und vorher ausgedruckt.


Von Firmen wie BBV-Maschinenring-Telekom natürlich auch

Die Rechnung als .pdf in einem entsprechenden Ordner auf dem PC bzw. Cloud speichern. Auf dieCloud habe ich mit sämtlichen Geräten Zugriff.
Im Geschäft werden die dann einmal im Monat bei Datev hochgeladen - fertig.
Es gibt noch viele, die in Papierform kommen und die dann eingescannt werden. Die werden dann zwar noch physisch aufgehoben, wurden aber nie mehr rausgeholt.
Ich Drucke keine Rechnungen mehr aus, kann die auf verlangen auch per Mail ans Finanzamt schicken. Denen reicht ein pdf oder tiff aus.

Da wäre mein Steuerberater nicht damit zufrieden oder das Finanzamt

Ich werde jetzt auch auf Unternehmen-Online von Datev umstellen. Wenn das eingespielt ist, nach und nach die Geschäftspartner auf Rechnung per Mail hinweisen, an extra Mailadresse dann.
Wer nach einer gewissen Frist dann immer noch Briefe schickt, bekommt Abzug für das Einscannen.

Werden in der Steuerberater-Cloud abgelegt (Papier muss eingescannt werden und wird dann geshreddert), rechtssicher. Dort werden die dann ja auch automatisiert verbucht, weil das System dort die Rechung automatisch Kontodaten zu ordnet.
Nur noch wenige Belege werden da händisch verbucht.

Wenn Du mit Thunderbird nicht warm wirst, warum kaufst Du Dir nicht für 10 oder 20 Euro eine alte Office-Version (oder für etwas mehr eine etwas neuere), da kannst Du dann mit Outlook ganz einfach wieder Regeln erstellen und automatisch sortieren lassen. Alternativ natürlich auch manuell.

Ich nutze auch Thunderbird. Ordne die einzelnen emails aber manuell in Thundenbird-Unterordner ein.
Die PDFs landen wie bei Westi in einer Ordner-Struktur auf dem PC. Diese Ordner werden alle paar Tage gespiegelt auf USB-Festplatte und inzwischen auch NAS.
Ziel ist es, das NAS-Ding irgendwo am anderen Ende das Hauses zu installieren und dann alles auch automatisch zu spiegeln. Oder eine eigene verschlüsselte Cloud als Backup war auch mal angedacht.

Thunderbird betreibe ich übrigens auch als portable-Version und spiegel das auch alle paar Tage.

Also im schlimmsten Fall verliere ich die Daten einer Woche (was immer noch Mist ist).

Danke für eure Anregungen, ich werde das ein oder andere ausprobieren und bei Gelegenheit berichten.

Ich druck mir die Rechnungen aus, werden abgeheftet - old scool.

Im Email-Postfach mach ich nix.
Aber ich kann oben einen Suchbegriff eingeben, das funktioniert hervorragend.

Apple Mail - Standard im Knabberobst

Der Lange